Zapytanie ofertowe nr 1/05/2024 z dnia 29.05.2024 r.

Data publikacji: 29.05.2024 r.

Zapytanie ofertowe nr 1/05/2024
dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej i wynajmu obiektów sportowych
podczas obozów sportowo-rehabilitacyjnych we wskazanych terminach
w ramach projektu pn.:„Active Futbol Camp”

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Związek Amp Futbol
ul. Łazienkowska 14, 00-449 Warszawa
KRS: 0000763490, NIP: 524-287-85-94
Adres strony internetowej: www.ampfutbol.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa i gastronomiczna podczas obozów sportowo-rehabilitacyjnych dla dzieci i młodzieży oraz osób dorosłych w terminach podanych w pkt. 9 (Opis sposobu przygotowania oferty) niniejszego zapytania w ramach projektu pn.: „Active Futbol Camp”, realizowanego w ramach umowy zawartej pomiędzy Polskim Związkiem Amp Futbol a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wypoczynek osób niepełnoletnich będzie podlegał zgłoszeniu do kuratorium oświaty

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

55120000-7– Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4. Zadania po stronie Wykonawcy

Złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1) w obszarze określającym zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja), w pokojach z łazienkami, w wyżej wymienionych terminach dla osób z niepełnosprawnościami (OzN) oraz osób obsługi, oddzielnie dla każdego z podanych terminów.

• Złożenie w terminie załącznika nr 2.
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni.
• Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert.
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• Przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• Uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać w woj. wielkopolskim i/lub woj. małopolskim i/lub woj. warmińsko-mazurskim we wskazanych terminach.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada opinię właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
  a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2031 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich.

Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 7 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1.
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać poniższe elementy w zakresie zamówienia wymienione poniżej wraz z podpunktami dotyczącego danego Wykonawcy.

1. Termin 09-21.06.2024 r. – woj.  małopolskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

2. Termin 23 – 29.06.2024 r. – woj. dolnośląskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

3. Termin 07-14.07.2024 r. – woj. warmińsko-mazurskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

4. Termin 6-14.07.2024 r. – woj. śląskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

5. Termin 18-29.07.2024 r. – woj. małopolskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

6. Termin 19-25.07.2024 r. – woj. lubelskie

1. Zakwaterowanie dla 75 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 75 osób (w tym 50 OzN) w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 75 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

7. Termin 05-14.08.2024 r. – woj. śląskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

8. Termin 14-23.08.2024 r. – woj. pomorskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

9. Termin 12-18.08.2024 r. – woj. mazowieckie

1. Zakwaterowanie dla 36 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 36 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 36 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

10. Termin 17-27.08.2024 r. – woj. zachodniopomorskie 

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

11. Termin 21-31.08.2024 r. – woj, zachodniopomorskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

12. Termin 25-31.08.2024 r. – woj. kujawsko-pomorskie

1. Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie.
   Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 54 osób (w tym 36 OzN) w ww. terminie.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 54 osób w ww. terminach.

c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: sala gimnastyczna, boisko piłkarskie. Dodatkowym atutem będzie dostęp do siłowni, sali fitness, basenu.

Baza noclegowa musi być dostosowana do osób ze szczególnymi potrzebami, w tym OzN poruszających się na wózkach inwalidzkich, niewidomych i niedowidzących (wytyczne zał nr 3).

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest p. Marlena Zduńczyk:
e-mail: obozy@ampfutbol.pl 

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

a) Oferty muszą być złożone do dnia 06.06.2024 r. do godz. 23.59
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: obozy@ampfutbol.pl lub osobiście w siedzibie Związku, zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną… w ramach projektu pn.: „Active Futbol Camp”.Oferty otrzymane po ww. terminie nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi do dnia 07.06.2024 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie i wyżywienie. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 07.06.2024 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi na swojej stronie internetowej www.ampfutbol.pl. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 07.06.2024 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu pn.: „Active Futbol Camp”.

17. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Amp Futbolu może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Związku Amp Futbolu do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Amp Futbolu do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Amp Futbolu nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

18. Postanowienia końcowe
    Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych