ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2023
Data publikacji: 02.08.2023
- Nazwa i adres Zamawiającego.
Stowarzyszenie Piłki Nożnej Osób Niepełnosprawnych „Amp Futbol”
Ul. Łazienkowska 14, 00-449 Warszawa
Adres strony internetowej: www.ampfutbol.pl - Opis przedmiotu zapytania.
Przedmiotem zapytania jest usługa marketingowa w postaci przygotowania szczegółowego media planu, zakup mediów, przygotowania strategii komunikacji, wykonania spotu i materiałów wideo do kampanii społecznej „Futbol Plus – Graj z nami”, która jest dofinansowana ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. - Opis kampanii.
1) Tytuł kampanii: „Futbol Plus – Graj z nami”
2) Typ kampanii: Kampania społeczna prowadzona w mediach: telewizja, radio, media społecznościowe, Internet, outdoor.
Projekt zakłada produkcję spotów reklamowych emitowanych w telewizji, spotów audio emitowanych w radio, przygotowanie kampanii outdoorowej a także treści wizualnych i video do emisji w mediach społecznościowych czy portali internetowych.
3) Cele kampanii:
3.1. Dotarcie do jak największej liczby osób (minimum 2 miliony osób), w tym w szczególności do grup celowych: rodziców dzieci z niepełnoprawnościami, ich trenerów i nauczycieli, oraz samych dzieci z informacją o projekcie Futbol Plus
3.2. Promocja aktywności fizycznej wśród dzieci i młodzieży z różnymi niepełnosprawnościami.
3.3. Wzmacnianie pozytywnych postaw wobec dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami
w społeczeństwie w tym wśród rówieśników - Założenia kampanii:
1) Kampania powinna być zaplanowana w przedziale czasowym listopad – grudzień 2023, gdzie kampania w radio i telewizji emitowana będzie minimum 14 dni.
2) Zaproponowany mediaplan musi zawierać́: kampanię spotową w ogólnopolskiej telewizji, kampanię spotową w dwóch ogólnopolskich stacjach radiowych, kampanię w Internecie i outdorze.
3) Przeprowadzenie badania CAWI po zakończonej kampanii
4) Przygotowanie spotu telewizyjnego (30 sek.) i radiowego (15 sek.) oraz dwóch spotów video
(70-90 sek.) na potrzeby działań w social media
5) Raport z działań kampanii - Budżet kampanii
Realizacja spotów i materiałów video, KV, zakup mediów, działania promocyjne: 475 004,00 zł brutto Szczegółowy podział budżetu będzie przekazany w indywidualnych rozmowach. - Kryteria wyboru agencji realizacji kampanii
1) Doświadczenie agencji w prowadzeniu kampanii promujących wydarzenia sportowe organizowanych w Polsce (ilość przeprowadzonych kampanii) 0–4 pkt (0 pkt. – 0 kampanii,
1 pkt.– 1 kampania, 2 pkt – 2 kampanie, 3 pkt – 3-4 kampanie, 4 pkt – minimum 5 kampanii)
2) Efektywność́ zasięgowa przedstawionego mediaplanu – 0-3 pkt (3 pkt – najwyższa efektywność́ zasięgowa wśród nadesłanych ofert)
3) Realizacja wszystkich założeń́ do kampanii zawartych w punkcie 4 – 0–3 pkt (3 punkty za spełnienie wszystkich założeń́)
4) Kreatywne wykorzystanie Social Mediów w kampanii – 0-2 pkt (2 pkt – najlepsza propozycja
wg Zamawiającego, 1 pkt – druga najlepsza propozycja wg Zamawiającego) - Zapytanie dotyczy kodu CPV
79340000 – 9 Usługi reklamowe i marketingowe
79341000 – 6 Usługi reklamowe
79341400 – 0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych
79342000 – 3 Usługi marketingowe - Waluta w jakiej będą̨ prowadzone rozliczenia związane z realizacją zamówienia PLN
- Opis sposobu przygotowania oferty
Wymagania podstawowe:
1) Oferta powinna być́ podpisana przez osobę̨ upoważnioną̨ do podpisania oferty
2) Podpisy złożone przez wykonawcę̨ powinny być́ opatrzone pieczęcią̨ imienną i podpisem lub pieczęcią̨ firmową i czytelnym podpisem
3) Wykonawca może złożyć́ tylko jedną ofertę̨
4) Minimalny termin płatności od daty wystawienia faktury – 14 dni
Zawartość́ oferty:
Kompletna oferta musi zawierać́:
1) Szczegółowy mediaplan zawierający: rodzaj mediów, opisane formaty, liczby emisji każdego formatu, datę̨ emisji każdego formatu, prognozowany zasięg każdego formatu, wycenę̨ każdego formatu.
2) Strategię komunikacji kampanii oraz opis spotu reklamowego
3) Informacje potwierdzające spełnienie poszczególnych kryteriów oceny
4) Oświadczenie o braku powiazań́ kapitałowych lub osobowych (zał. nr 1) - Osoba kontaktowa w sprawie niniejszego zamówienia
Michał Zieliński, adres mailowy: michal.zielinski@futbolplus.org, tel. 669 982 629 - Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
Ofertę̨ wraz z oświadczeniem prosimy przesłać́ elektronicznie na adres michal.zielinski@futbolplus.org do dnia 10.08.2023 do godz. 16:00.
Oferty niekompletne, przesłane po terminie lub pod inne niż̇ wskazane adresy nie będą̨ rozpatrywane przez Zamawiającego.
12. Kryteria wyboru ofert
Zamawiający porówna oferty i przyzna punkty w oparciu o kryteria wyboru oferenta zamieszczone w pkt 6 niniejszego zapytania.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający nie rozpatrzy ofert od podmiotów nie prowadzących działalności gospodarczej w zakresie usług reklamowych i marketingowych
- Wybór ofert
Wybór ofert nastąpi w dniu 11.08.2023 i zakończony zostanie protokołem. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość́ punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym. Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny
i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę̨ najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty
w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postepowania ofertowego nastąpi w dniu 13.08.2023 - Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
– posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej
lub Krajowego Rejestru Sądowego;
– posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
– nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2028 r.
Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 1. - Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania, unieważnienia lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny Zamawiający zastrzega sobie możliwość niepodpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi oferent.
